Hantering av personuppgifter

Personuppgifter - GDPR

556943-3112

Reviderade 2018-05-24Version 1.00

Basuppgifter

• kontaktuppgifter till personuppgifter@fixofix.se

• Kontaktuppgifter Dataskyddsombud,

dataskyddsombud@fixofix.se

Tel: 020-103200

• Uppgifter används för kundregister, garantier – med tillhörande rapportering, produkt, arbetslagring för reservdelshantering, offerter, marknadsföring, tidsloggning, platsloggning och legala uppgifter och underlag.

• Personer och företag det lagras uppgifter om är kunder, kontaktpersoner hos leverantörer och där det finns affärspropåer, samt där frivilliga uppgifter har lämnats och efterfrågats.

Anställda lagras uppgifter om, utförande av arbete och

legala regler, och redovisning.
• Borttagning av uppgifter görs när det begärs och legala

tidsgränser och garantivillkor, inte förhindrar det.
• Uppgifter lagras i krypterade databaser, molnbaserad.

Kommunikation till databasen, sker krypterad med https- certifikat. Vidare används officiell Facebook och andra tjänster inom sociala media.
Anställda deltar också i privata grupper för utföra arbete inom företaget, där det är utbildning, vilka uppgifter som får sparas.

Kundregister

Kunduppgifter som sparas är namn, adress, telefonnummer, e- postadress. Har kunden flera adresser, så kan de komma att sparas.

Vidare så sparar personuppgifter, fastighetsbeteckning och eller bostadsrättsföreningens namn, organisationsnummer och lägenhetens nummer.

Uppgifter sparas och loggas runt arbete, arbetsorder, offerter, fakturor, kvitton, garantier, ordernummer.

Betalningsuppgifter, t.ex. kortnummer sparas ej.

Nyhetsbrev och marknadsföring

Kunder och intresserad får nyhetsbrev via post och e-post. Nyhetsbrev går bra avregistrera att få fortsättningsvis.

E-post – sms – motsvarande tjänster

Företaget raderar E-post, sms, medelandetjänster med privata uppgifter, när sådan tas mot på E-post etc., efter hantering av uppgifterna.

I övrigt hanterar företaget, orderbekräftelse, kvitto och motsvarande uppgifter via E-post etc., om inte kund begär det skall ske på annat sätt.

E-post etc. raderas löpande efter 12 månader.

Ordersystem

Kunduppgifter som sparas är namn, adress, telefonnummer, e- postadress. Har kunden flera adresser, så kan de komma att sparas.

Vidare så sparar personuppgifter, fastighetsbeteckning och eller bostadsrättsföreningens namn, organisationsnummer och lägenhetens nummer.

Uppgifter sparas och loggas runt arbete, arbetsorder, fakturor, betalningar, garantier, ordernummer.

Kortdokumentation och stöduppgifter över arbeten, sparas i regel, för dokumentera arbete och uppföljning.

Betalningsuppgifter, t.ex. kortnummer sparas ej.

Leverantörsuppgifter

Leverantörsuppgifter, så sparas kontaktuppgifter till anställda hos leverantören, som är berörda av affärsrelationen.

Löner och uppgifter om anställda

Företaget sparar uppgifter om anställda och loggar tider och platser, som anställda arbetar. Vidare så sparas uppgifter om vilka anställda som utför vissa arbeten.

Anställdas personuppgifter, lönekonton m.m. sparas för att uppfylla löneavtal.

Vidare så kan eventuellt ytterligare uppgifter sparas, som har med uppfyllande av lag och säkerhetsregler.

Kontaktuppgifter till anhöriga som anställda lämnat sparas.

Uppgifter sparas så länge företaget behöver dem för upprätthålla anställningsavtal och legala krav.

Personuppgifter på webben, facebook

Företaget publicerar inte uppgifter, utan medgivande från berörd privatperson, om det inte är väsentligt för företagets verksamhet.

Publicering av film

Fixofix AB publicerar filmer kopplade till företagets verksamhet och marknadsföring. Reglerna följer upphovsrättsliga regler och lagstiftning.

Gallring av personuppgifter

Personuppgifter uppgifter raderas 1 år efter det som senast inträffar av upphörd kundrelation, redovisningskrav bokföringslagen eller garantiansvar.

Uppgifter om anställda gallras i enlighet med bokföringslagens regler.

Skydd av personuppgifter

Löpande riskbedömning sker och åtgärder anpassade efter dem.

Fixofix AB skyddar uppgifter med kryptering, inloggning och vilka som har behörighet och åtkomst till olika uppgifter i företaget.

Runt datasäkerhet sker utbildning av anställda och program (t.ex. virursskyddande program) för skydda personuppgifter.

Utbildning

Fixofix ABs anställda får utbildning av företagets Dataskyddsombud, dels runt datasäkerhet och risker, dels hantering av personuppgifter enligt företagets regler och regler enligt lag.

Publicering och versionshantering av företagets GDPR-regler

Mindre revideringar, sker enligt löpordning 1.00, 1.01, 1.02 osv. Mer omfattande revidering sker enligt 2.00. Varje revidering är daterad.

De olika uppdaterade versionerna finns lagrade hos företaget och lämnas ut till den som har personuppgifter sparade hos Fixofix eller efter begäran från myndighet hos Fixofix Dataskyddsombud.

Den senaste versionen av Fixofix regler, finns på företagets hemsida www.fixofix.se